Інформаційні потреби
значною мірою залежать від цілей керівника, рішень, які він приймає, показників
оцінювання його роботи, підпорядкованої йому структури (напряму діяльності, що
він очолює), змісту управління, а також результатів роботи його підлеглих. Тобто
пошук інофрмації неможливий без самостійного цілепокладання. Включення
особистості в процес пошуку й обробки інформації, самооцінювання знайденого
матеріалу, проектування подальших дій є обов’язковою умовою. Безумовно, доцільність
і ефективність треба розглядати як два основних аспекти діяльності керівника.
Доцільність – це невід’ємна складова процесу управління, вміння виконувати
необхідну роботу, тобто економічно використовувати доступні ресурси, в т. ч.
інформаційні. За таких умов можна говорити про ефективність.
Реалізація мети цього процесу можлива за умов певних дій
(операцій). Сукупність операцій, які застосовує фахівець, що виконує певні
інформаційні функції, залежить від його ролі у русі інформації, цілей, які вона
ставить перед собою у процесі передачі, збереження, переробки, отримуючи і
використовуючи інформацію.
Соціальна інформація стосується насамперед відносин людей, їх взаємодії,
забезпечуючи процес спілкування, тобто виконує комунікативну функцію. Однак, провідна роль інформації пов’язана з
управлінням. Безперечно, без інформації управління колективом або суспільством
стає неможливим. Як відомо, соціальне управління – це насамперед свідома і
цілеспрямована людська діяльність. Вона пов’язана з: виробленням рішення;
організацією, спрямованою на втілення цього рішення в життя; регулюванням дій
відповідно до визначеної мети; систематичним отриманням, переробкою та
використанням різних видів соціальної інформації. Управління використовує
переробку інформації в сигнали, які коригують діяльність системи.
Необхідною ознакою управління вважається сталість мети інформаційного
процесу, що передбачає збереження підпорядкованої системи і водночас її зміну
відповідно до мети управління. Досвід свідчить, що керівник досить часто в
роботі з інформацією орієнтує свою діяльність на пошук необхідних фактів. Однак
їх знаходження не є самоціллю, скоріше – це лише засіб для досягнення певної
мети. Треба чітко уявляти, де і для чого ці факти будуть використані. Отже,
насамперед необхідно знайти відправну точку, тобто визначити, для чого потрібні
ці факти, дані чи відомості, на пошук яких витрачається час і фізична енергія.
Без цього розраховувати на пошук необхідної інформації не можна. В теорії
менеджменту цілі знаходження такої інформації узагальнені і, на нашу думку,
можуть стати в нагоді керівникам ПТНЗ. Так, пошук інформації здійснюється
здебільшого для:
1.
Обґрунтування
своїх доводів і переконання підлеглих прийняти вашу пропозицію або точку зору в
ході презентації чи ділової зустрічі, яка запланована на найближчий час;
2.
З
метою внесення цих відомостей у звіт (довідку), який ви готуєте на запит
керівних органів або на заплановану педраду (нараду при директорові, оперативну
нараду, інструктивно-методичну нараду тощо) для переконливості;
3.
Для
полегшення прийняття рішення.
Найбільш поширеним є перший варіант. Будь-яку важливу справу, пропозицію
керівник намагається підкріпити доводами. Якщо ж ця пропозиція набуває вигляду
презентації, то таких відомостей потрібно багато.
Отже, пошук будь-якої інформації треба розпочинати з визначення мети
пропозиції (незалежно від того, матиме вона письмове оформлення чи буде
представлена як презентація на діловій зустрічі). Такий підхід сприятиме
зосередженню на головному, допоможе зрозуміти, чого саме допоможуть досягти
одержані факти (відомості, дані). Це дасть змогу економно витратити час і
фізичні сили.
Наприклад, керівник вважає, що необхідно ліцензувати підготовку
кваліфікованих робітників з певної професії (нової для ПТНЗ). Цю думку треба
переконливо донести до педагогічного колективу. Тому мета може бути
сформульована таким чином: переконати педагогічний колектив розпочати
підготовку до процедури ліцензування зазначеної професії. Очевидно,
необхідність досягнення цієї мети буде більш переконливою, якщо її
деталізувати. Відповідно, вона може набути такого формулювання: переконати
педагогічний колектив, що ліцензування підготовки кваліфікованих робітників з
нової професії дасть змогу розширити контингент учнів, надасть можливості
збільшити педагогічне навантаження. Далі, необхідно побудувати ієрархію цілей, водночас виокремлюючи виконання, умови й критерії оцінювання,
орієнтуючись на нормативні документи та інші інформаційні джерела. Це може виглядати таким чином:
1. Підготувати огляд інформаційних джерел з окремої проблеми (зібрати статистичний та фактичний матеріал, що підтверджує потребу регіону в певній професії; проаналізувати ресурси ПТНЗ у контексті забезпечення якісної підготовки кваліфікованих робітників; обгрунтувати необхідні витрати на підготовку зацією спеціальністю).
2. Пошук документальних джерел інформації із зазначеної проблеми, інформаційно-довідкових ресурсів, у т. ч. віртуальних (це потребує умінь знаходити необхідні дані в різних джерелах інформації, а також уявлення про організації, що надають необхідну інформацію, глобальну Інтернет-мережу).
3. Пошук інформації за допомогою каталогів і пошукових систем (знати підходи до пошуку інформації і раціонально ними користуватися; володіти методами інформаційного пошуку; знати інформаційно-пошукові машини і вміти ними користуватися).
Практичні поради.
Мета - це і є маяк, дороговказ, куди йти
і на що звертати увагу на шляху до її досягнення. Одним реченням необхідно сформулювати ціль, яку краще записати, і кілька годин (поки здійснюється
пошук необхідної інформації) мати її перед очами.
|
Раціональний
підхід
|
Визначення
основної мети допомагає сконцентруватися на дійсно необхідних фактах. Такий
підхід уможливлює досягнення цієї основної мети. На практиці буває так, що
для переконливості керівник шукає факти для обґрунтування дюжини пунктів, але
йому не вистачає часу, щоб знайти необхідні дані, відомості. Тоді постає
проблема – на що витратити час. Повертаючись до прикладу, зазначимо, що треба
зосередитися на фактах, які доводять, що ліцензування підготовки
кваліфікованих робітників за новою професією (ліцензування нової освітньої
послуги):
підвищить
імідж ПТНЗ на ринку освітніх послуг у регіоні;
принесе
прибутки.
|
Факти – це лише засіб для досягнення
мети, а не самоціль у пошуку інформації
|
У вас завжди ліміт часу, а тому, шукаючи необхідні вам
факти, пам’ятайте про основну ціль. Заглибившись у пошук конкретних фактів і
відомостей, які не завжди торкаються вашої конкретної проблематики, дуже
легко свою роботу звести до нульового результату, особливо якщо ви
подорожуєте по Інтернеті. Тому доречно встановити собі певний ліміт часу і
здійснювати його хронометраж. Якщо ж ті факти, що ви шукаєте, не
підтверджують безпосередньо вашу основну мету, не можуть бути використані як
доказ ваших аргументів, наприклад упродовж десяти – двадцяти хвилин, то
пошуки варто припинити.
|
Керівнику на замітку
|
Немає коментарів:
Дописати коментар